Табель наряд выхода на работу

Содержание

Как составляется образец табеля выхода на работу, рекомендации

Табель наряд выхода на работу

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Для чего нужен табель выхода на работу, образец составления

Несмотря на то, что многие работники, ответственные за контроль посещаемости и выработки надлежащего времени стараются заполнять табель выхода на работу, образец не предполагает обязательного соблюдения или ведения. Действующее законодательство разрешает соблюдать произвольную форму или разработать специальный бланк.

Что такое табель учета рабочего времени, назначение

Документ, отражающий выработку рабочего времени называют табелем учета. Он составляется предприятием для каждого сотрудника в отдельности, с кем официально заключен договор. Бланк относится к категории формализованных и должен формироваться к концу каждого месяца. Организация имеет право самостоятельно создать формат бланка. Главное, чтобы в нем были зафиксированы необходимые данные.

Табель составляется в следующих целях:

  1. Соблюдение и контроль рабочей выработки каждым сотрудником на основании утвержденного законодательством РФ регламента.
  2. Учет сведений о рабочем времени по каждому гражданину, работающему в организации, для правильного расчета заработной платы и положенных премий.
  3. Составление статистики о соблюдении дисциплинарных правил на предприятии.

При возникновении спорных моментов между сотрудником и руководством табель станет неопровержимым доказательством правильности расчетов по зарплате или надбавок. В случае необходимости, он может быть востребован в процессе судебного разбирательства.

Может ли фирма работать без табеля

Организация обязана вести табель, где учитывается отработка рабочего времени каждого сотрудника. Это первичный учет, на основании которого должно происходить начисление положенной оплаты труда.

об автоматизированной программе учета времени:

Учет рабочего времени сотрудника

На основании действующего законодательства было разработано несколько видов учета отработанного времени:

  • Поденный
  • Суммированный
  • Еженедельный

Для ознакомления со спецификой каждого отчета, рекомендуется обратиться к таблице 1.

ПоденныйЕженедельныйСуммированный
Актуален для учета смен одинаковой продолжительности, для фиксирования общего количества отработанных часов, чтобы предотвратить возникновение переработанного времени. Это страховка организации от непредвиденных расходов.Опираясь на 94 ТК, устанавливается продолжительность рабочего времени для льготной категории граждан:

  • в возрасте до 16 лет, смена не дольше 5 часов, до 18 лет в пределах 7 часов, для студентов 50% общего времени
  • с инвалидной категорией лимит не должен превышать установленных рекомендаций
  • для профессиональных спортсменов 92 ТК предполагает сокращение рабочей выработки на основании возникших обстоятельств
Актуален, если продолжительность отработки меняется на протяжении недели.Используется на специализированных предприятиях. Помогает ликвидировать переработки или восполнить недостающие часы.Составляется на основании ТК 104. В нем закреплены ситуации, когда организация не может контролировать отработку в поденном или еженедельном отчете.В отчете отображаются суммированные данные для соблюдения отчетности.Если у сотрудника плавающий график, используется суммированный табель.

Каждое предприятие имеет свою специфику работу. На ее основании выбирается один из выше предложенных вариантов ведения отчетности.

Порядок ведения

Для правильного оформления документа у кадровика должна быть достоверная информация о появлении сотрудника на рабочем месте. Если он не появляется на работе, то документально подтверждается уважительная причина.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

На предприятиях с большой численностью штата контролировать каждого сотрудника в индивидуальном порядке невозможно, поэтому используются следующие варианты:

  1. На основании информации, предоставленной начальниками структурных подразделений об отсутствии/присутствии сотрудника на работе.
  2. Ввод системы электронного вида, самостоятельно фиксирующей приход и уход сотрудника с точностью до минуты. Данные о регистрации передаются кадровикам для фиксации через определенный период времени.
  3. Получение данных для отображения в табеле из внутренних отчетностей. Среди них выделяют заявления, приказы, больничные листы, справки.

В документе должно присутствовать наименование используемой системы учета во избежание спорных ситуаций. Также обеспечивается своевременная передачи информации и приказов (назначение, увольнение, поступление на должность).

Если сотрудник выходит на работу в неположенное время, например, сверхурочного, оформляется соответствующее заявление для включения в табель дополнительного времени. На основании документа начисляется дополнительная плата в повышенном эквиваленте.

Отображение табеля редко осуществляется с применением Т-12. Как правило, для данного процесса используется форма Т-13.

Правомерно ли применять электронные системы контроля

Чтобы использовать Т-13, допустимо использовать современную систему и вести контроль в электронном формате. На масштабных производственных предприятиях целесообразно использование специального ПО, например, 1С, автоматически контролирующего учет в табличном виде.

урок составления табеля в Exel:

Рабочий процесс помогает вести учет в реальном времени, что облегчает выполнение поставленной задачи кадровикам. Ежедневно подписанные приказы руководителями вносятся в учет программы.

В конце календарного месяца информация распечатывается и передается для проверки высшим инстанциям на подпись.

Как часто и кто заполняет табель

На практике заполнение табеля является ответственным мероприятием для кадровиков или специалистов из сторонней организации, работающей по найму, если на предприятии отсутствует ответственный сотрудник.

Иногда в многочисленных организациях вводится дополнительная штатная единица – табельщик, в обязанности которого входит контроль и заполнение документа.

Если компания не насчитывает крупный штат, то издается специальный приказ о возложении ответственности на определенного работника. Он, в свою очередь, должен следить и создавать приказы соответствующего вида для поддержания порядка в структуре организации и правильного учета времени.

В качестве альтернативы ответственность может быть возложена на руководителя подразделения. Он ведет контроль и подписывает документ. Периодичность ведения документа зависит от вышеперечисленных видов табеля.

Бланк и образец заполнения

Существует разработанная рекомендованная форма заполнения, с которой можно ознакомиться ниже (оформление по форме Т-13):

Скачать Бланк табеля Т 13 [53.00 KB]

или унифицированной Т-12:

Скачать бланк табеля Т-12 [314.00 KB]

Заполненный образец формы Т-13 Вы можете скачать ниже:

Скачать образец формы Т-13 [21.01 KB]

Как заполняется табель по форме Т-13

Когда сдавать в архив документацию, каждое предприятие решает самостоятельно, основываясь на внутреннем регламенте работы. Для правильного заполнения электронный или стандартной формы Т-13, важно учитывать несколько дневных категорий:

  1. Обозначение Я характерно в качестве отметки рабочего дня (явка сотрудника на предприятие).
  2. Символ В означает выходной день, установленный внутренним распорядком компании.
  3. ОТ обозначается положенный законодательством отпуск. Проставляется каждый полагающийся день.
  4. РП характерно для ситуации, если работник выходит на работу в неположенный день.
  5. Если сотрудник отправляется в командировку, обозначается буква К.
  6. Иногда руководство принимает решение направить гражданина на обучение для совершенствования навыков, фиксируют обозначение ПК.
  7. В случае, когда сотрудник продолжает получать высшее образование, он может претендовать на отпуск для сдачи экзаменационных или сессионных испытаний. В табеле фиксируется буква У.
  8. Для оплаты временной нетрудоспособности, на время болезни гражданина используется символ Б.
  9. Если временная нетрудоспособность не подлежит оплате, фиксируется Т.

Чтобы отобразить полный рабочий день, на протяжении которого сотрудник выполнял свои обязательства, в категории «Я» должно отображаться количество рабочих часов каждый день. Фиксация данных осуществляется в каждую половину календарного месяца в зависимости от периода, в который оплачивается труд гражданина. К концу месяца показатели складываются для обозначения общего показателя.

Для подсчета зарплаты в соответствии с Т-13 есть отдельные графы, подлежащие заполнению с кодировкой. Если используются автоматические электронные ПО, то вручную проставлять коды нет необходимости.

Важно принять во внимание, вся информация отображается в соответствии с состоянием табеля на последний рабочий календарный день.

Основные коды для заполнения

Кроме буквенных обозначений используется цифровая кодировка, представленная в таблице 2.

РасшифровкаЦифровая
Явка01
Выходной26
Отпуск09
Дополнительный выход на работу31
Командировка06
Повышение квалификации07
Отпуск по учебе11
Больничный19
Временная недееспособность без выдачи зарплаты20

Существуют и другие обозначения в зависимости от того, какую статью необходимо отразить в табеле. При использовании электронной программы, цифровая кодировка заполняется в автоматическом режиме.

Как заполнить табель, когда сотрудник не появляется на работе

Перед заполнением табеля необходимо напечатать акт, свидетельствующий об отсутствии сотрудника на рабочем месте. Его составление предполагает наличие нескольких лиц, способных подтвердить данный факт и выступить в качестве свидетелей. В документе они должны указать личные данные.

Важно принять во внимание, что минимальное количество свидетелей – 3 человека.

Руководитель сотрудника составляет записку об отсутствии работника, вместе с актом передает документы вышестоящему руководству для дальнейшего решения сложившейся ситуации. В случае отсутствия информации о причине неявки сотрудника на работе в положенное время, в документ проставляется обозначение НН. Далее кодировка изменяется: в случае открытого больничного Б, если прогул – ПР.

Если праздничные дни выпали на время отпуска

На основании действующего законодательства, если праздники попадают на отпускное время, они не засчитываются в табель и данные о них не включаются. Если работник уходит в положенный отпуск, то на месте выходных дней фиксируется обозначение ОТ или цифровая кодировка 09, для дополнительного отпуска ОД или 10.

Важно! Официальные государственные праздники не включаются. В табеле делается пометка В или цифровая кодировка 26.

Если сотрудник заболел во время отпуска

Если в случае болезни работник при нахождении отпуска оформил официальный больничный, достаточно на предприятие предоставить документ с медицинского учреждения.

Ответственный сотрудник обязан продлить в табеле законный отпуск на количество дней, указанное в документе.

Изначально в документе должна стоять аббревиатура ОТ или кодировка 09. После получения официального подтверждения о болезни, в табеле должна быть поправка на кодировку Б или 19.

Командировка выпала на выходные

На основании письменного утверждения Минтрудом, в табеле обязательно отмечаются командировки. В качестве обязательного обозначения используется К, либо 06. Достаточно аббревиатуры, часы вписывать нет необходимости.

Если в выходной день сотрудник находится в командировке, обязательно отмечается РВ или цифровое обозначение 03. Часы проставляются только в той ситуации, когда руководство дает конкретное задание для сотрудника и отводит количество часов для выполнения поставленной задачи.

Как внести изменения

Случаются ситуации, когда документ уже заполнен и распечатан, но требуется внести корректировку по указанным данным. Нет необходимости формировать новый документ, поскольку его можно корректировать. Достаточно зачеркнуть необходимое значение и рядом вписать новое. Но рядом с полями должны присутствовать следующие данные:

  1. Ссылка на скорректированный документ с обязательным указанием номера и даты. Необязательно вписывать название бумаги в полном объеме, допускается указать сокращенные данные.
  2. Поставить повторные визы ответственных лиц за составление документа.
  3. Рядом должна присутствовать расшифровка.
  4. Должность ответственного лица, формирующего документ и руководителя предприятия.

Как правило, скорректированный табель принимается в течение 6 месяца с момента закрытия основного документа. Далее бухгалтерия может провести перерасчет.

Ответственность за ошибки

Если в организацию приходит проверка, то в первую очередь идет поиск следующих ошибок и неточностей:

  1. Информация, указанная в табеле, не соответствует информации, которая фиксируется в бухгалтерской отчетности при расчете заработной платы.
  2. Данные, зафиксированные в расчетной документации, разнятся с размером рассчитываемой зарплаты.
  3. Отсутствие учета переработанного времени, неверно использованная кодировка.
  4. Неверно отображается расчет размера пособия в соответствии с листом временной недееспособности.

При выявлении вышеперечисленных нарушений налоговый орган может применить штрафные санкции к предприятию в виде административного наказания в размере 5 000 рублей. Если табель полностью будет отсутствовать у организации, руководитель компании может понести наказание в размере 50 000 рублей на основании статьи 5.27 Административного Кодекса.

Табель учета отработанного сотрудником времени является обязательным мероприятием. Однако установленного формата, которого строго нужно придерживаться не существует. Компания имеет право самостоятельно разрабатывать схему ее ведения.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/tabel-vyhoda-na-rabotu-obrazets.html

Табель учета рабочего времени: порядок и образец составления в 2018 году

Табель наряд выхода на работу

Любые предприятия, использующие труд наемного персонала, должны учитывать отработанное сотрудниками время. На этом основании бухгалтерия рассчитывает положенную им зарплату и пособия. Отработанное время отражается в специальном документе – табеле учета рабочего времени. Расскажем, какие существуют нюансы относительно его ведения и как правильно его заполнять.

Что такое табель учета рабочего времени и для чего он нужен

Табель учета рабочего времени – это один из видов первичной документации бухучета, который фиксирует:

  • вид времени исполнения трудовых функций, которое отрабатывает сотрудник;
  • его продолжительность (в часах и днях).

Функции табеля:

  • отметка о фактической занятости сотрудника по каждому виду рабочего времени;
  • контроль персонала;
  • адекватное начисление зарплат и некоторых льгот;
  • доказательство при соответствующих трудовых спорах;
  • расчет переработки;
  • основание правомерности увольнения вследствие прогула;
  • налоговое обоснование затрат на фонд заработной платы;
  • основа для составления отчетов в контролирующие органы.

Может ли ООО или ИП работать без табеля учета

Закон требует от работодателей обязательного ведения такого табеля, вне зависимости от правовой формы их организации. Если в компании работают наемные служащие, им нужно выплачивать зарплату, с которой в бюджет отчисляются налоги. Чтобы проверить обоснованность начисления зарплат, налоговая поинтересуется наличием этого документа и его содержанием.

Если в ООО или ИП работают сотрудники, а табель учета рабочего времени не заполняется или содержит ошибки, налоговая может признать затраты на их зарплату документально необоснованными. Это значит, что данные расходы работодателя не снизят базу налога на прибыль.

Важно! Работодателю, не озаботившемуся учетом рабочего времени или ведущему табель с нарушениями, грозят санкции со стороны органов контроля. Директор может быть оштрафован на 1000 – 5000 руб., а организациям могут выписать штраф на сумму до 50 тыс. руб. (ст. 52.7 КоАП РФ).

Как учитывается рабочее время сотрудника

Рабочее время – это тот промежуток дня или ночи, в течение которого сотрудник обязан заниматься выполнением своих трудовых функций либо время, приравненное к таковому по оплате. Длительность этого периода (рабочий день или смена) и регулярность его повторения (режим или график) должны быть обязательно зафиксированы в трудовом договоре в качестве условий труда.

В табеле учета отмечаются различные разновидности времени, связанного с трудовыми функциями:

  • дневное;
  • ночное;
  • в выходные и праздничные дни;
  • сверхурочное;
  • вахта;
  • командировка;
  • повышение квалификации вне производства;
  • оплачиваемые отпуска;
  • больничные;
  • вынужденный прогул;
  • забастовка;
  • простой и др.

Принципы ведения табеля

Табельщик обязан соблюдать законодательно принятые правила, а также регламент, закрепленный во внутренних нормативных актах предприятия:

  1. Данный документ может вестись по каждому подразделению отдельно или по всей организации целиком.
  2. В табель вносится количество отработанных сотрудником часов по каждому виду рабочего времени согласно присвоенному коду.
  3. Кроме времени занятости, отмечается также количество часов, когда сотрудник не выполнял работу, хотя был должен это делать (прогулы, забастовки, простои).
  4. Сотрудники попадают в табель или исключаются из него после оформления соответствующей кадровой документации – приказа о трудоустройстве или увольнении, трудового договора.
  5. При включении в табель нового работника он получает табельный номер, который является уникальным и станет его кодом в кадровой документации. Номер будет актуальным в течение всего времени работы на данного работодателя. От перемены должности табельный номер не меняется. После увольнения такой же номер не должен никому присваиваться в течение 3 лет.
  6. Наперед заполнять табель категорически запрещено – в документе отражается время. отработанное по факту.

Правомерно ли применять электронные системы контроля?

Многие организации, особенно многочисленные, для облегчения учета работы персонала используют электронные системы контроля и/или наблюдения за работниками. Различные функции этих систем позволяют фиксировать время прихода и ухода сотрудников, некоторые – их перемещения по территории, иногда – их занятия на рабочем месте.

Основанием для фиксации присутствия сотрудника на работе может быть регистрация их по различным показателям, предусмотренным той или иной системой учета и контроля:

  • предъявление электронных пропусков-карточек;
  • считывание отпечатков пальцев;
  • сканирование сетчатки глаза;
  • видеофиксация с помощью камер и др.

В зависимости от выбранной системы контроля, полученные данные фиксируются в той или иной форме. Многие электронные системы предусматривают отправку отчетов в базу данных организации в унифицированном виде, формируя тот самый табель. Поэтому их вполне допустимо использовать: такой учет, по сравнению с «ручным» заполнением табеля, называется автоматизированным.

Вимание! Чтобы применение автоматизированных систем стало правомерным, организация должна закрепить этот момент в учетных документах – трудовых договорах с сотрудниками и в правилах внутреннего распорядка.

Заполнение табеля учета рабочего времени

Для ведения этого важного документа разработаны специальные формы. Не обязательно использовать именно их: работодатель вправе разработать собственные образцы или переделать «под себя» типовые (письмо Роструда от 14 февраля 2013 года № ПГ/1487-61). Главное, чтобы в разработанном табеле присутствовали обязательные реквизиты, предусмотренные ФЗ № 402.

Табель учета рабочего времени на 2018 год, как и ранее, может вестись на одном из двух видов типовых бланков:

  • форма Т-12 – по ней не только учитывается отработанное и/или пропущенное время, но и начисляется зарплата (данные вносятся на основании «ручного» контроля);
  • форма Т-13 – более распространена, она применяется для чистого учета времени занятости сотрудника, а для начисления зарплат предусмотрены другие документы (эта форма может применяться и при автоматизированных системах учета, но обязательны личные подписи на распечатанных вариантах).

Основные коды для заполнения табеля

Код вида оплаты труда в табеле имеет двойной вид: буквенный шифр и цифровое кодирование.

Вид рабочего времениОбозначение с помощью буквыКодирование цифрой
1Присутствие по стандартному графикуЯ01
2Работа в неурочное времяН02
3Занятость в выходные и праздничные дниРП03
4СверхурочныеC05
5Пребывание в командировкеК06
6Ежегодный отпускОТ09
7Дополнительный отпускОД10
8Учебный отпускУ11
9Сокращённый рабочий день для обучающихся без отрыва от производстваУВ12
10Учебный административный отпускУД13
11Больничный по беременности и родам (декретный отпуск)Р14
12Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х летОЖ15
13Неоплачиваемый отпуск с разрешения начальстваДО16
14Административный отпуск, предусмотренный законодательноОЗ17
15Оплачиваемая временная нетрудоспособностьБ19
16Нетрудоспособность, не подлежащая оплатеТ20
17Сокращённая длительность рабочего дня для отдельных категорий сотрудниковЛЧ21
18Отсутствие на рабочем месте в связи с выполнением общественных обязанностейГ23
19ПрогулПР24
20«Короткий» рабочий день, объявленный работодателемНС25
21Выходные дниВ26
22Отсутствие по неустановленной причинеНН30
23Простой по вине компанииРП31
24Простой по вине работникаВП33

Как заполнить табель в конкретных ситуациях

Некоторые нюансы рабочего времени требуют адекватного отражения в табеле и определенных действий ответственных лиц. Прежде чем быть внесенными в табель, такие события должны получить обоснование в других должностных документах, соответствующих ситуации – приказе, акте, больничном листке и др.

Рассмотрим, как именно нужно отмечать в табеле рабочие часы и дни в ситуациях, которые вполне могут иметь место в любой организации.

Сотрудник не появляется на рабочем месте

Когда сотрудник не является на работу без предупреждения, причина его отсутствия выясняется не сразу. Непосредственный руководитель в таком случае должен действовать в соответствии с регламентом – подать докладную записку вышестоящему руководству и составить акт отсутствия, подписанный двумя свидетелями.

Как же отмечать эту ситуацию в табеле учета рабочего времени? Пока неизвестно, по какой причине сотрудник пропустил более 4 часов из рабочего дня, в табеле выставляется код НН (неявка по невыясненной причине).

Внимание! После того, как работник дал знать о себе и написал объяснительную записку, в которой значатся причины пропуска, отметка сменится на соответствующую. Если объяснения признаны неудовлетворительными или не были предоставлены, в табеле отмечается прогул. За что сотрудник может быть уволен за прогул.

Праздничные дни выпали на время отпуска

Если у отпускника в период его отдыха выпали дни, которые у других сотрудников были нерабочими по причине праздников, табельщик ставит в соответствующих ячейках букву В («Выходной»). Эти дни не входят в счет отпускного времени. Обычные выходные (не праздничные) помечаются буквами ОТ («Отпуск»), поскольку их учитывают в количестве дней отпуска.

Сотрудник заболел во время отпуска

Трудовой Кодекс разрешает продлять отпуск на время вынужденной нетрудоспособности, либо переносить эти дни на другое время. Вот почему важно точно внести обозначения в табеле, сколько дней на отдыхе сотрудник проболел. Естественно, болезнь должна быть документально оформлена листком.

Табельщик считает, сколько дней сотрудник отдыхал здоровым, и отмечает их кодом ОТ («Отпуск»). Затем даты, на которые выдавался больничный лист, соответственно, помечаются «Б». Если отпуск после болезни продолжался, эти дни опять отмечаются «ОТ», как и время, на которое он был продлен или перенесен в компенсацию больничного.

Лучший табель учета рабочего времени в Excel

Табель наряд выхода на работу

Табель учета рабочего времени – основной документ, содержащий информацию о числе явок и неявок на работу каждого сотрудника фирмы. Он передается в бухгалтерию. И на основании данных рассчитывается и начисляется заработная плата.

Законом предусмотрено 2 унифицированные формы табеля: Т-12 – для заполнения вручную; Т-13 – для автоматического контроля фактически отработанного времени (через турникет).

Данные вносятся каждый рабочий день. В конце месяца подсчитывается итог по явкам и неявкам каждого работника. Формирование отчета можно упростить, автоматизировав заполнение некоторых ячеек средствами Excel. Посмотрим, как.

Формы Т-12 и Т-13 имеют практически одинаковый состав реквизитов.

Скачать табель учета рабочего времени:

  1. Скачать бланк Т-13
  2. Скачать бланк Т-12

В шапке 2 страницы формы (на примере Т-13) заполняем наименование организации и структурного подразделения. Так, как в учредительных документах.

Прописываем номер документа ручным методом. В графе «Дата составления» устанавливаем функцию СЕГОДНЯ. Для этого выделяем ячейку. В списке функций находим нужную и нажимаем 2 раза ОК.

В графе «Отчетный период» указываем первое и последнее число отчетного месяца.

Отводим поле за пределами табеля. Здесь мы и будем работать. Это поле ОПЕРАТОРА. Сначала сделаем свой календарик отчетного месяца.

Красное поле – даты. На зеленом поле проставляет единички, если день выходной. В ячейке Т2 ставим единицу, если табель составляется за полный месяц.

Теперь определим, сколько рабочих дней в месяце. Делаем это на оперативном поле. В нужную ячейку вставляем формулу =СЧЁТЕСЛИ(D3:R4;””). Функция «СЧЁТЕСЛИ» подсчитывает количество непустых ячеек в том диапазоне, который задан в скобках.

Вводим вручную порядковый номер, ФИО и специальность сотрудников организации. Плюс табельный номер. Информацию берем из личных карточек работников.



Первый лист формы содержит условные обозначения для учета рабочего времени, цифровые и буквенные. Смысл автоматизации средствами Excel в том, чтобы при внесении обозначения отображалось количество часов.

Для примера возьмем такие варианты:

  • В – выходной;
  • Я – явка (рабочий день);
  • ОТ – отпуск;
  • К – командировка;
  • Б – больничный.

Сначала воспользуемся функцией «Выбор». Она позволит установить нужное значение в ячейку. На этом этапе нам понадобится календарь, который составляли в Поле Оператора.

Если на какую-то дату приходится выходной, в табеле появляется «В». Рабочий – «Я». Пример: =ВЫБОР(D$3+1;”Я”;”В”). Формулу достаточно занести в одну ячейку.

Потом «зацепить» ее за правый нижний угол и провести по всей строке. Получается так:

Теперь сделаем так, чтобы в явочные дни у людей стояли «восьмерки». Воспользуемся функцией «Если». Выделяем первую ячейку в ряду под условными обозначениями. «Вставить функцию» – «Если».

Аргументы функции: логическое выражение – адрес преобразуемой ячейки (ячейка выше) = «В». «Если истина» – «» или «0». Если в этот день действительно выходной – 0 рабочих часов. «Если ложь» – 8 (без кавычек). Пример: =ЕСЛИ(AW24=”В”;””;8).

«Цепляем» нижний правый угол ячейки с формулой и размножаем ее по всему ряду. Получается так:

Нужно проделать такую же работу для второй половины месяца. Достаточно скопировать формулы и поменять те ячейки, на которые они ссылаются. Результат работы:

Теперь подведем итоги: подсчитаем количество явок каждого работника. Поможет формула «СЧЁТЕСЛИ». Диапазон для анализа – весь ряд, по которому мы хотим получить результат. Критерий – наличие в ячейках буквы «Я» (явка) или «К» (командировка). Пример: . В результате мы получаем число рабочих для конкретного сотрудника дней.

Посчитаем количество рабочих часов. Есть два способа. С помощью функции «Сумма» – простой, но недостаточно эффективный. Посложнее, но надежнее – задействовав функцию «СЧЁТЕСЛИ». Пример формулы:.

Где AW25:DA25 – диапазон, первая и последняя ячейки ряда с количеством часов. Критерий для рабочего дня («Я»)– «=8». Для командировки – «=К» (в нашем примере оплачивается 10 часов).

Результат после введения формулы:

Все формулы копируем и вставляем в соответствующие ячейки по всему списку сотрудников. При заполнении такого табеля нужно будет корректировать условные обозначения по работникам.

Если изменяется календарь, то меняются выходные и явки. Вручную проставляем прогулы, отгулы и т.п. Все остальное посчитается автоматически.

Источник: https://exceltable.com/otchety/tabel-ucheta-rabochego-vremeni

Учет рабочего времени | Табель учета рабочего времени | Cуммированный учет рабочего времени

Табель наряд выхода на работу

В процессе изучения правил учета рабочего времени мы неоднократно обратимся к следующим нормативно-правовым актам:

— Трудовому кодексу РФ (далее — ТК РФ);

— Федеральному закону от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);

— Постановлению Госкомстата РФ № 1 от 1.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата № 1).

С 1 января 2013 года необязательно использовать унифицированные формы. Табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и иные документы организации вправе разрабатывать самостоятельно. Но опыт показывает, что чаще всего применяются предложенные Госкомстатом формы.

Режим работы

Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц). И здесь можно выделить несколько вариантов:

  • ненормированный рабочий день;
  • режим гибкого рабочего времени;
  • сменная работа;
  • разделение рабочего дня на части и др.

Общие для предприятия положения указывают в коллективном договоре или в Правилах внутреннего трудового распорядка, режим конкретного сотрудника — в его трудовом договоре.

В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр.

Как бы ни была организована трудовая неделя, вы должны обеспечить сотрудникам обязательные дни отдыха — не менее 42 часов подряд (ст. 110 ТК РФ). Исключение — вахтовый метод: допускается только 1 выходной в неделю.

Второй важный вопрос — продолжительность ежедневной работы (смены). В большинстве случаев это 8-часовой рабочий день, но существуют и другие варианты, например, сокращенный день для определенных категорий сотрудников (несовершеннолетние, инвалиды, сотрудники на вредных и опасных производствах и пр.).

Обратите внимание на такое понятие, как «ненормированный рабочий день». Оно не подразумевает работу в выходные, праздники или по ночам. Речь идет только о превышении нормальной продолжительности рабочего дня. Такой формат занятости оплачивается в обычном размере, но работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск сроком не менее 3 дней.

Врезка: Ненормированный рабочий день не фиксируется в табеле учета рабочего времени. В табеле проставляются часы стандартного рабочего дня, а указание на особый режим работы и продолжительность дополнительного отпуска содержится в трудовом договоре.

В документах может быть отражено разделение рабочего дня на части, гибкое рабочее время и иные варианты, допустимые законодательством.

В трудовом договоре или в Правилах внутреннего распорядка обязательно указывается время начала и окончания рабочего дня, время и продолжительность перерывов на отдых и обед (не менее 30 минут и не более 2 часов).

Табель учета рабочего времени

Данные об отработанном и неотработанном времени коллег специалист по кадрам или другой уполномоченный сотрудник вносит в первичную форму учета — табель.

Традиционно используются унифицированные форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (Постановление Госкомстата РФ № 1).

Организация может разработать и утвердить свою форму табеля учета рабочего времени, но в этом случае документ должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Программа Контур-Персонал автоматически ведет табель в соответствии с выбранным графиком и с учетом всех отклонений, оформленных приказами по отпускам, больничным, неявкам, переработкам и пр

Узнать больше

Для заполнения табеля Госкомстат предусмотрел систему условных обозначений. Но вы вправе разработать собственные. Тем более что предложенный ведомством перечень учитывает далеко не все возможные варианты занятости сотрудников. Например, для отражения работы в ночное время на вахте или в выходные дни в командировке условные обозначения отсутствуют.

Заполнение табеля может быть организовано по-разному:

  • регистрация отклонений (неявок, сверхурочно отработанных часов, опозданий и пр.);
  • сплошное фиксирование всех явок и неявок.

Компаниям с небольшой численностью и стандартным режимом рабочего времени удобно фиксировать только отклонения. Если же на предприятии большое количество сотрудников с разными режимами работы, целесообразно использовать сплошную регистрацию.

Поденный и суммированный учет рабочего времени

Для учета рабочего времени бухгалтер вправе выбрать один из методов в зависимости от особенностей организации труда на предприятии: поденный или суммированный учет рабочего времени. Первый метод подходит небольшим организациям с нормальным режимом работы: 5-дневная неделя с 8-часовым рабочим днем.

Более трудоемким считается ведение суммированного учета рабочего времени.

Его применяют, когда затруднительно соблюдать ежедневную, еженедельную, ежемесячную продолжительность рабочего времени, соответствующую нормальной продолжительности рабочего времени по производственному календарю (ст. 100 ТК РФ).

При внедрении в организации суммированного учета рабочего времени регистрация явок/неявок в табеле учета рабочего времени выполняется сплошным методом.

При суммированном учете показатели фактически отработанного времени за месяц/неделю/день, как правило, отличаются от норм, установленных производственным календарем.

Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю.

Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.

Пример. Охранник, режим работы — сутки через трое. Для данного сотрудника применяется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом — квартал.

В январе за счет выхода охранника на смену в праздничные и выходные дни фактически отработанное время превысило норму производственного календаря. В феврале показатели совпали.

В марте специалист кадровой службы должен таким образом составить график работы данного сотрудника, чтобы по итогам квартала фактически отработанное время совпало с нормой по производственному календарю.

Сменный режим работы

Особо следует поговорить про сменный режим работы. Он вызывает много вопросов как при табелировании, так и при расчете оплаты труда. Вводить сменный режим работы целесообразно, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность трудового дня или оборудование на предприятии работает круглосуточно.

Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, сменный режим работы уже прописан в трудовом договоре. Однако если возникла необходимость перевести на работу в сменном режиме всех или нескольких ранее принятых на работу сотрудников, необходимо соблюсти несколько процедур:

  1. Издать приказ о смене режима работы для предприятия в целом или для отдельных сотрудников.
  2. Отразить это изменение в Правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре (ч. 1. ст. 100 ТК РФ).
  3. Составить графики сменности. Унифицированной формы графика нет, поэтому каждая организация разрабатывает ее самостоятельно и утверждает учетной политикой по бухгалтерскому учету. График работы — это обязательный документ для сменного режима работы. Его можно утвердить как отдельную форму или сделать приложением к локальному нормативному акту.
  4. Прописать изменения в допсоглашении к трудовому договору. Режим работы относится к обязательным условиям, а это значит, что работодатель должен за 2 месяца предупредить сотрудника и заручиться его согласием. Если сотрудник отказывается от работы в изменившихся условиях, следует предложить ему иную должность с прежним графиком. В случае несогласия сотрудника на работу в новых условиях возможно расторжение трудового договора по причине отказа от работы в новых условиях (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
  5. Не позднее чем за месяц ознакомить сотрудников с графиком работы посменно.

При составлении графика сменности необходимо учитывать ограничения по продолжительности рабочего дня для отдельных категорий граждан и в предпраздничные дни.

Особые случаи

Существует еще несколько моментов, о которых нельзя забывать при учете рабочего времени. Так, для сотрудников, чей труд связан с вредными или опасными условиями, с 1 января 2014 года ограничен учетный период — не более 3 месяцев (ст. 104 ТК РФ).

В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.

Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен.

Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы.

В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).

Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря.

При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст.

 153 ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений от 08.08.1966 № 13/П-21, утв. Постановлением Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 № 465/П-21; Решение ВС РФ от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341).

Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).

Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.

Об авторе: Эмма Форштретер, юрист (специализация — трудовое право), аттестованный преподаватель Минфина России в области бухгалтерского учета и отчетности, аттестованный консультант по налогам и сборам.

Источник: https://kontur.ru/articles/4314

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.