Каков порядок оформления трудовой книжки

Содержание

Приложение 1. Инструкция по заполнению трудовых книжек | ГАРАНТ

Каков порядок оформления трудовой книжки

3. Заполнение сведений о работе

3.1. В графе 3 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия “Электрогазосварщик” с присвоением 3 разряда.

В этом случае в трудовой книжке в графе 1 раздела “Сведения о работе” ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: “Установлена вторая профессия “Электрогазосварщик” с присвоением 3 разряда”, в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

В графе 1 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

3.2. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки делается запись: “Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то”, а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

3.3. В трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится следующим образом.

В разделе “Сведения о работе” трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 – дата внесения записи, в графе 3 делается запись: “Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж”.

В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

3.4.

При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела “Сведения о работе” вносится запись: “Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года”, в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Источник: https://base.garant.ru/186478/53f89421bbdaf741eb2d1ecc4ddb4c33/

Правила заполнения трудовой книжки

Каков порядок оформления трудовой книжки

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.

2003 № 225 уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо.

При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя.

Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции.

Но часто этот функционал поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек.

Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Второй важный вопрос, связанный с трудовыми книжками, касается приобретения бланков. Нередко работник сам приносит работодателю бланк трудовой книжки. Однако брать такой бланк работодатель не может. Согласно п.

 44 Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Он может приобрести эти бланки непосредственно у изготовителя либо у официальных распространителей.

На работодателе также лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. С этой целью он должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься. 

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение приходно-расходной книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

В п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (Инструкция № 69). В нем, в частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

  • допускается использование перьевой или гелевой ручки, ручки-роллера (в том числе шариковой);
  • чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими, а цвет — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются, о чем есть предупреждение в п. 11 Правил Постановления Правительства № 225.

Часто работодатели задают вопрос: можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации? Если буквально подходить к соблюдению правил, то такой подход не является соответствующим требованиям по оформлению записей в трудовую книжку.

Но, как правило, госинспекции по труду не привлекают работодателей к ответственности, если название организации проставляется штампом. Однако важно, чтобы штамп проставлялся правильно: горизонтально, не захватывая лишние графы (в графе 3) и т.д.

В п. 11 Правил Постановления Правительства № 225 содержится предупреждение о том, что каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.

И эта норма вступает в противоречие с Постановлением Минтруда № 69, в котором говорится о том, что не нужно нумеровать записи при переименовании организации и в случае, когда вы оформляете дубликат, не нужно нумеровать записи об общем стаже.

Как правильно поступать в таком случае и на какой документ опираться?

Когда возникают противоречия в нормативно-правовых актах, то с юридической точки зрения правильнее руководствоваться положениями вышестоящего нормативно-правового акта. В данном случае — Постановлением Правительства № 225, которое говорит о том, что нумерация все-таки нужна. 

Как заполнить титульный лист

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек: 

Сведения о приеме на работу в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами. 

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в  ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком». 

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к». 

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно. 

Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадают.

При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер.

В графе 2 — дату перевода.

В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) ». Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер). 

  • Запись о времени военной службы

В раздел «Сведения о приеме на работу…» также вносится запись о времени военной службы. В этом случае в графе 2 указывается дата внесения записи.

В графе 3 делается запись следующего характера: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 01.01.2017 по 01.01.2018».

В графе 4 указываем военный билет. Например, «Военный билет ГТ № 111112».

Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно п. 21 Постановления Правительства № 225, может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Общие правила того, как это делать правильно, сформулированы в Постановлении Минтруда № 69:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  • в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»? 

В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора.

Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».

При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ.

В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен». 

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора. 

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст.

77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.

Источник: https://kontur.ru/articles/5380

Правила и особенности оформления трудовой книжки

Каков порядок оформления трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина РФ. Оформление трудовой книжки, а также ее ведение и хранение – прямая обязанность отдела кадров предприятий (организаций, фирм, компаний). На сегодняшний день вопросы о правильном оформлении трудовых книжек актуальны, как и прежде, ведь от этого зависит будущая пенсия работника.

Оформление первой трудовой книжки

Если вы принимаете на работу молодого специалиста, который трудоустраивается первый раз, то наверняка у вас возникнет вопрос, как правильно оформить трудовую книжку впервые.

Оформление начинать нужно с титульного листа. На нем указывают:

  1. в соответствии с паспортными данными, фамилию, имя, отчество и дату рождения будущего сотрудника}
  2. специальность и образование (на основании предоставленного документа об образовании)}
  3. дату заполнения книжки}
  4. подписи и расшифровки к ним работника отдела кадров и будущего сотрудника.

Завершающим этапом оформления титульного листа является заверение книжки печатью предприятия. После всех вышеуказанных действий переходят к оформлению сведений о приеме на работу.

Все записи делаются одним цветом (черным, синим или фиолетовым), а также одним типом пера (шариковым либо гелевым). Даты пишутся арабскими цифрами, а все записи делаются разборчивым почерком и полностью (без сокращений).

Как оформляется трудовая книжка

Чтобы оформление по трудовой книжке было правильным, нужно внимательно и аккуратно заполнить каждую графу. Первым делом на странице сведений о работе ставится штамп предприятия с полным наименованием и адресом. Если такой штамп отсутствует, то всю информацию об организации записывают вручную.

Далее нужно:

  1. указать номер записи по порядку}
  2. проставить дату записи}
  3. сделать запись о приме на работу (в дальнейшем о переводе, увольнении и т.п.) в полной формулировке}
  4. после этой записи ставится подпись работника, означающая ознакомление с произведенной записью}
  5. указать номер, дату и наименование документа, который послужил основанием для записи.

Следующим этапом оформления трудовой книжки станет внесение сведений о наградах и званиях, которые должны быть подтверждены приказом, дипломом или иным документом. Кроме этого, необходимо отметить, за что и кем награждался сотрудник. Денежные премии в трудовую книжку не вписываются.

Если в этом разделе нет места для новых записей, то необходимо вклеить вкладыш. Ни в коем случае нельзя продолжать раздел на других листах, предназначенных под занесение других сведений.

Исправления и изменения в трудовой книжке

При внесении изменений или исправлений не допускается закрашиваний и стираний неправильных записей. Не допускается также надпись «Исправленному верить». Любое изменение записей делается на последнем месте работы.

Если изменение делается на титульном листе, то прежняя фамилия зачеркивается одной чертой. Сверху записываются новые данные. Записи о документах, послуживших основанием для исправления, делаются с внутренней стороны обложки книжки и заверяются подписью работодателя и печатью предприятия. Последующие изменения или дополнения будут производиться ниже этой записи без зачеркивания предыдущей.

Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то исправление осуществляется после получения официального документа от бывшего работодателя. Необходимо помнить о том, что запись верных данных можно производить только после признания предыдущих записей недействительными.

Подшивка вкладыша

Если при заполнении трудовой книжки у вас закончилось место в одном из разделов, то вам предстоит вшить вкладыш.

Когда производится оформление трудовых книжек со вкладышем, он вклеивается непосредственно в тот раздел, в котором нужно сделать запись, или в самом конце книжки.

После оформления вкладыша на трудовой книжке делается отметка, информирующая о его выдаче, а также проставляется номер и серия вкладыша. Необходимо учесть и тот факт, что сам вкладыш без книжки считается недействительным.

Оформление дубликата

Если сотрудник сообщает о потере книжки, то вам нужно не просто оформить трудовую книжку заново, а выдать ее дубликат. После подачи заявления отдел кадров должен предоставить дубликат не позднее 15 рабочих дней.

В дубликате указываются:

  • сведения о суммарном стаже сотрудника до приема к нынешнему работодателю}
  • сведения о работе и награждениях, внесенных в трудовую книжку.

Дубликат может быть выдан и при наличии записи об увольнении сотрудника или его переводе на другое место работы, которая признана в дальнейшем недействительной. В подобном случае в новую книжку нужно перенести все ранее сделанные записи, кроме строки, которая признана недействительной.

На титульном листе книжки ставиться штамп «Дубликат» или делается аналогичная запись вручную.

Оформление сведений о работе по совместительству

Запись о расторжении трудового договора по совместительству делает работодатель с основного места работы. Другие записи, которые касаются работы по совместительству, он производить не имеет права. Однако записи о временных работах редко в трудовой книжке делаются редко. Такие работы обычно оформляются договором.

Оформление перевода на другое постоянное место работы

Во время увольнения сотрудника в связи с переводом на другое постоянное место работы на другое предприятие, в книжке делается запись в третьей графе раздела сведений о работе. В ней нужно указать порядок осуществления перевода: с согласия работника или по его личной просьбе.

На новом месте работы в этом же разделе делается запись о том, что сотрудник принят переводом.

Если сотрудник увольняется в связи с переходом на выборную должность на другое предприятие, то в трудовой книжке необходимо указать причину увольнения (перевода), наименование предприятия, а также ссылку на пункт Трудового кодекса РФ.

Выдача трудовых книжек

Трудовая книжка отдается на руки сотруднику в день увольнения. Если работник по каким-либо причинам не смог забрать трудовую книжку или отказался ее забирать, то ему направляется уведомление о том, что сотрудник должен явиться за книжкой или дать согласие на пересылку ее почтой.

С момента отправления уведомления с предприятия снимается ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. При следующем обращении сотрудника книжка ему выдается в течение 3 дней.

Если выдача трудовой книжки задерживается по вине работодателя, он обязан возместить работнику не полученные за время задержки денежные средства. В подобном случае день выдачи книжки считается днем прекращения трудовой деятельности. Новый день увольнения оформляется приказом и соответствующей записью в трудовой книжке. Недействительной считается ранее произведенная запись об увольнении.

Если сотрудник скончался, то трудовая книжка отдается родственникам под расписку, либо высылается почтой после предоставления ими заявления.

Правильное применение печатей

Как оформить трудовую книжку без использования печатей? Конечно же, никак. Иногда работодатели ставят слишком много оттисков печати, либо напрочь забывают о них. Каждая запись в трудовой книжке удостоверяются печатью предприятия.

Ранее на трудовые книжки ставилась печать отдела кадров. По новым Правилам применение такой печати является не действительным.

Особенности оформления трудовых книжек у ИП

В отличие от предприятий, индивидуальные предприниматели вносят данные обо всех изменениях, связанных с деятельностью сотрудника в момент их совершения. То есть, если на предприятии в трудовую книжку запись о приме на работу делается через пять дней, то ИП делает эту запись в первый день работы нового сотрудника.

При заполнении раздела сведений о награждениях в начале указывается полное название ИП в виде заголовка. Затем проставляется порядковый номер записи и уже потом вносятся данные о награждениях и о подтверждающих их документах.

При увольнении сотрудника в трудовой книжке делается соответствующая запись, основанием которой служит приказ. Дата записи и сама запись должны быть идентичны тексту приказа.

Для правильного оформления трудовой книжки нужно не только верно указать причину увольнения, но и статью Трудового кодекса РФ, предусматривающую подобную запись.

Если ИП принимает на работу молодого специалиста, не имеющего трудовую книжку, то ему нужно завести на такого сотрудника книжку самостоятельно. Сотрудник же обязан возместить стоимость книжки внесением денежных средств в кассу или эта сумма будет удержана из его заработной платы (с письменного разрешения).

Необходимо отметить, что в трудовой книжке наименование индивидуального предпринимателя записывается полностью. Например: «Индивидуальный предприниматель Захаров Семен Петрович».

Источник: https://hr-portal.ru/article/pravila-i-osobennosti-oformleniya-trudovoy-knizhki

Оформление трудовой книжки при приеме на работу: пошаговая инструкция, что должна содержать

Каков порядок оформления трудовой книжки

Последние изменения: Январь 2021

Каждый раз, трудоустраиваясь, наемный работник обязан оформлять соответствующую кадровую документацию. Оформление трудовой книжки при приеме на работу позволяет хранить историю рабочего пути и правильно определять стаж и опыт конкретного гражданина. Процедура записи в трудовую книжку унифицирована и не предполагает иных вариантов оформления, кроме разрешенных законодательством.

Основные положения

 Оформление документа строго регламентировано, а сама форма трудовой книжки нового образца утверждена ПП №225 в 2003 году.

По закону, если гражданин исполняет обязанности в течение 5-дневного срока, администрация предприятия обязана делать запись с фиксацией трудоустройства по основному месту.

В России этот документ служит основным свидетельством стажа и рабочей деятельности. В зависимости от года приема на работу в РФ действует несколько вариантов оформления.

Последние изменения вносились в 2004 году и действуют до сих пор.

Обновление формата не является причиной для смены документа, поскольку он заводится 1 раз жизни и ведется на протяжении всего рабочего периода (кроме утери или порчи).

Если работник впервые трудоустраивается и ранее не работал, в отделе кадров заводят трудовую по образцу 2004 года, т.е. в последней версии.

Согласно ст. 65 ТК РФ, книжка входит в обязательный перечень, предъявляемый при трудоустройстве, однако если ранее стажа не было, либо в случае утери или порчи бланка, работодатель обязан оформить заново. Основанием для нового формуляра станет написанное работником заявление.

Заполнение формуляра также строго регламентировано и соотносится со ст.66 ТК РФ. Любая подмена своими бланками по закону не допускается.

В документе описываются все случаи официального трудоустройства, занимаемых должностях, продолжительности труда. Помимо записей о принятии или расторжении трудового контракта, в ней содержатся сведения о переводах, иных изменениях. Записей о проступках в действующем варианте формуляра не предусмотрено – на этот случай предполагается прекращение трудовых отношений с провинившимся сотрудником по статье.

В течение всего периода работы в организации документ хранится в отделе кадров и не может быть выдан. В случае необходимости подтверждения места работы человек вправе получить заверенную копию трудовой. Возврат осуществляется только в момент расставания после того, как уполномоченный специалист кадрового отдела вносит последнюю запись.

Порядок внесения информации также четко определен законодательством вплоть до оснований для увольнения.

Кто уполномочен вести записи

Право на оформление трудовой книжки на принятого сотрудника имеют юридические лица, организации, и индивидуальные предприниматели. При приеме на работу в отдел кадров передают пакет документов, включая паспорт и трудовую книжку.

Если в компании не предусмотрена кадровая служба, заполнением и хранением документов на сотрудников занимается уполномоченное лицо. Определить, кто заполняет книжку в компании, можно на основании отдельного внутреннего распоряжения в пределах организации.

Это может быть секретарь, либо бухгалтер, иное должностное лицо.

Все время, пока человек трудится у конкретного работодателя, книжка хранится на предприятии, а на руки ее выдают только при увольнении, с обязательной подписью работника в книге учета.

Если в штате не предусмотрено специалиста по кадровой работе или выделенного работника с полномочиями кадровика, право вносить в книжку новые записи имеет только директор.

Что содержит бланк трудовой книжки

 

Чтобы знать, как заполнить трудовую книжку, необходимо внимательно ознакомиться с содержанием бланка, определенным согласно ст. 65 ТК РФ:

  1. Личные сведения о сотруднике.
  2. Место трудоустройства.
  3. Должность.
  4. С какого года идет рабочий стаж.
  5. Кадровые перемещения в пределах одного предприятия.
  6. Увольнения, приемы на другие предприятия.
  7. Периоды работы.
  8. Достижения работника.

Оформление формуляра следует вести согласно нормам, определяемым положениями закона №255-ФЗ, принятого 29 декабря 2006 года. В России предусмотрено заполнение трудовой книжки на русском, кроме тех субъектов РФ, где установлен местный национальный язык.

Инструкция по ведению трудовых книжек предусматривает четкое соблюдение последовательности заполнения, исходя из текущей структуры формуляра:

  1. Титульным листом.
  2. Основными сведениями о труде на протяжении жизни.
  3. Награждениями человека за отличные результаты.

Титульник

Эта страница формуляра заполняется сведениями о владельце:

  • ФИО (полностью) согласно данным в паспорте;
  • дата рождения (в формате ДД.ММ.ГГГГ);
  • образование (уровень законченного образования на момент первого оформления);
  • специальность согласно сведениям из диплома;
  • дата заведения;
  • подпись сотрудника, уполномоченного вести кадровые документы;
  • печать.

Трудовая деятельность

Раздел состоит из нескольких разворотов, оформленных в виде таблицы со столбцами:

  1. Номер по порядку.
  2. Время приема на работу.
  3. Название юрлица (включая сокращенный вариант).
  4. Должность человека с квалификацией.
  5. Подразделение.
  6. Название кадрового документа-основания, дата, № (строго в этой последовательности).

Помимо информации о начале и завершении работы указывают все кадровые изменения – переводы на новые места, должности и т.д. На оформление новых сведений по закону отводится не более 7 дней после издания соответствующего внутреннего приказа, а при увольнении запись датируют днем ухода.

По усмотрению работающего на двух работах гражданина, вносят записи при совмещении согласно подтверждающих справок от другого работодателя. Процесс внесения записей при совмещении аналогичен, однако заполнять графы в период трудоустройства вправе только основной работодатель.

Любые изменения в квалификации, получение новой специальности, разряда также вносят в книжку.

При смене наименования организации делают новые записи с упоминанием документа, ставшего основанием для изменений. Это позволит впоследствии вносить новые записи от того же работодателя с заверением новыми печатями.

Если компания реорганизуется, делают отметку о прекращении сотрудничества, а далее о приеме в штат нового юрлица.

Награждения

Все важные достижения, по усмотрению работодателя, могут быть внесены в формуляр работника на основании изданного приказа, где указано о необходимости оформления записи в документе. В действующем формате книжки не вносятся сведения о проступках и наказаниях.

Общие правила заполнения трудовой книжки

У трудовой книжки есть свой индивидуальный номер, который не меняется на протяжении всей рабочей деятельности.

В случае отсутствия формуляра у принятого в штат человека, кадровая служба обязана завести новый.

  Если документ существует, но отсутствует в силу веских причин, при трудоустройстве составляется отдельный акт об этом, с заверением его в присутствии свидетеля и самого сотрудника.

Каждый прием на работу по основному месту обязывает своевременно заполнять форму в течение первой недели работы. Если документ заводится впервые, его стоимость взимается с последующего заработка человека.

Если повторные трудоустройства не требуют иных действий, кроме внесения новой порядковой записи, то при первичном зачислении на работу кадровик обязан завести бланк и оформить титульную страницу пустой трудовой книжки. Поскольку документ будет действовать на протяжении всей жизни, важно правильно заполнить сведения строго в соответствии с предоставленными личными бумагами и инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Личные параметры (ФИО, информация о рождении) оформляется согласно предъявленному паспорту. Сведения об образовании заполняются на основании предоставленных дипломов, сертификатов, удостоверений.

Особенности заполнения

Особое внимание уделяется правилам заполнения формуляра.  Ознакомиться с образцом заполнения трудовой книжки можно на специализированных интернет-ресурсах, либо следовать разъяснениям из закона №255-ФЗ.

  • Все записи делают шариковой ручкой, исключая цветные чернила (только черный, синий, фиолетовый).
  • Формат внесения дат – цифровой, ДД.ММ.ГГГГ.
  • Если предприятие расположено на территории республики, имеющей свой национальный язык, оформление допускается на ином, кроме русского языка.

Важно правильно формулировать текст каждой новой строки, соотнося его с формулировками из внутренних приказов организации.

Как оформляется перевод

Не только смена работодателя является поводом для обновления записей в трудовой. Любые кадровые перестановки с изменением названия должности должны быть зафиксированы. Чтобы перевести принятого на определенную должность работника на другое место, администрация обязана согласовать изменения с самим человеком.

В зависимости от места дальнейшей работы различают переводы:

  • внутренние, в пределах одного юрлица с внесением записи о переводе в другое подразделение, на новую должность в пределах компании;
  • внешние, с расторжением контракта с организацией и заключением нового контракта с новым работодателем.

В последнем варианте в третьем столбце формуляра вносят запись с датой, номером приказа на расторжение трудового договора и аналогичные сведения на прием в штат нового юрлица.

По длительности различают переводы на постоянной основе или с целью временного замещения отсутствующего человека.

Сведения трудовой позволяют установить длительность рабочего стажа и определить наличие особых привилегий у работника.  документа играет важную роль при назначении пенсий, расчета продолжительности трудовой деятельности, поэтому так важно соблюдать установленные законодательством правила ведения и заполнения формуляра.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

© 2021 zakon-dostupno.ru

Источник: https://zakon-dostupno.ru/trudoustroystvo/oformlenie-trudovoy-knizhki-pri-prieme-na-rabotu/

Как правильно заполнить трудовую книжку

Каков порядок оформления трудовой книжки

Как заполнять трудовую книжку:

  • внести запись о трудоустройстве, переводе или увольнении;
  • поставить дату записи и события;
  • указать реквизиты документа, утверждающего совершенные действия;
  • заверить данные подписью уполномоченного лица и печатью (при наличии).

За ошибки, допущенные при внесении информации, отвечает работодатель.

Минтруд России решил обновить бланк бумажной трудовой книжки и порядок ее оформления.

В проекте приказа, размещенном на едином портале для публикации проектов НПА, содержится обновленная инструкция по заполнению трудовой книжки в 2021 году и образцы разделов.

Книжку решили сделать объемнее — в обновленной предусмотрено не 10 разворотов, как сейчас, а целых 14. Общее содержание и разделы не изменились.

В правилах оформления есть существенные новации:

  1. Записи разрешат вносить с помощью технических средств, штампов (печатей), которые оставляют оттиск или переносят краситель.
  2. Сведения о работе по совместительству разрешат вносить как в хронологическом порядке, так и блоками, т. е. сразу о приеме и об увольнении.
  3. Разрешат не заверять запись при увольнении подписью работника.

Минтруд определился со сроком возврата документа работнику, который отказался от ведения бумажной книжки, — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. До сих пор в разъяснениях Минтруд указывал, что документ следует выдавать в день получения заявления о переходе на электронный формат.

Какими нормативными актами руководствоваться

В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 ТК РФ. Кроме того, действуют два других основополагающих документа:

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка первая запись в трудовой книжке делается в организации, куда человек устроился на работу.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправить неточности должен будет работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Правила заполнения трудовой книжки в 2021 году

Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:

  • оформить бланк при первом трудоустройстве;
  • вносить записи в строго установленный (недельный) срок, а при увольнении — в день увольнения;
  • дублировать записи в личной карточке работника под его подпись;
  • использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них;
  • вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
  • вернуть книжку владельцу при увольнении, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
  • заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть) и подписью самого сотрудника;
  • уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
  • дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
  • вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ.

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

  • даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
  • используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
  • не применяют сокращений;
  • не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
  • Ф. И. О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
  • информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
  • подпись работника должна заверить сведения.

Образец заполнения трудовой книжки

Бланк трудовой книжки утвержден постановлением правительства №225 от 16.04.2003.

Рассмотрим, как заполнять документ по разделам и как должна выглядеть титульная страница.

Документ состоит из трех частей:

  • титульная страница, содержащая основные сведения о работнике;
  • сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
  • сведения о награждениях.

Рассмотрим, как оформить трудовую книжку, поэтапно.

Заполнение титульного листа

Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.

На этой странице должна содержаться следующая информация:

  • Ф. И. О. владельца;
  • дата его рождения;
  • образование (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, как в дипломе;
  • дата открытия книжки;
  • подпись лица, заполнявшего бланк;
  • печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только на основании документов, которые представил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Вот так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки:

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

  1. Порядковый номер текущей записи.
  2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
  3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
  4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел включают в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д.

Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника.

При переводе

Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».

Различают два вида переводов:

  • внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
  • внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность… » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указываются номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях указываем должность работника.

При совместительстве

Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании представленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

  • полное и сокращенное название организации;
  • наименование должности работника;
  • дату принятия на работу;
  • реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое является основным местом работы, издает приказ о внесении дополнительной записи в книжку.

Пример заполнения трудовой книжки при увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третьей графе указываются основания увольнения, в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение договора.

Эти записи в трудовой книжке заверяют печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то это делает лично руководитель организации.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

  • вручение государственных наград, присвоение почетных званий;
  • награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
  • поощрения, указанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

  • 1 графа — порядковый номер записи;
  • 2 графа — дата награждения;
  • 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
  • 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Внесение исправлений

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, изменяются. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация.

Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака).

Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

  1. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
  2. В графе 3 фиксируется изменение названия организации. Указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
  3. В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №… считать недействительной». После этого должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

  • повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
  • указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

Вкладыш

После того как все чистые страницы ТК будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

  • заполняются личные данные сотрудника;
  • проставляется дата;
  • заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
  • записи заверяются подписью и печатью организации.

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Количество вкладышей для одного документа законодательно не установлено.

Как и к ТК, к оформлению вкладыша тоже есть отдельные требования:

  • обложка должна быть неповрежденной;
  • недопустимо исправление ошибок;
  • вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
  • если вносятся изменения в трудовую, они включаются в каждый вшитый бланк вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ находился у работника, то для восстановления следует обращаться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, подайте соответствующее заявление, которое рассмотрят в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника запросят документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху делают надпись «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы указываются на основе представленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, пишем заявление на имя работодателя. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

  • в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
  • по центру — слово «Заявление»;
  • далее текст (в нашем случае такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
  • дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок работодатель изготавливает и выдает работнику заверенную копию.

Чтобы сделать все правильно, придерживайтесь следующего алгоритма:

  1. Сделать копии всех заполненных листов. Копии должны быть односторонними.
  2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа скрепить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько листов включает сделанная копия.
  3. Заверить каждую скопированную страницу (если они не скрепляются в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверяет копии генеральный директор.
  4. Лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», указывает свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если есть), но закон не обязывает это делать.
  5. Добавьте еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут, когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
  6. Иногда работник просит добавить фразу «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (требуется, как правило, для банков).

Мы уже писали подробнее о том, как правильно заверить копию трудовой.

Источник: https://ppt.ru/forms/tk/zapolniaem

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.